Ab dem 1. Januar 2017 müssen die Vorschriften der GoBD uneingeschränkt erfüllt werden
Im November 2014 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen eine neue Verwaltungsanweisung - die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD).
GoBD Pkt. 9 Absatz 121:
„Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig."
§ 257 HGB / § 147 AO / § 14b UStG:
„Archiviert werden müssen alle E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe sind, sowie elektronische Rechnungen.“
Was ist nun zu tun?
E-Mail Archivierung nach GoBD mitREDDOXX MailDepot
Der einfachste und gleichzeitig sicherste Weg eine gesetzeskonforme E-Mail Archivierung im
eigenen Unternehmen zu implementieren, ist der Einsatz einer entsprechenden Software-
Anwendung, die die Anforderungen der GoBD erfüllt:
Die TÜV-zertifizierte Software REDDOXX
MailDepot sorgt für eine rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails, sodass Ihnen im Falle einer
Betriebsprüfung alle relevanten Dokumente unmittelbar zur Einsicht zur Verfügung stehen.
E-Mails werden rechtskonform & langfristig archiviert
E-Mails werden vor unerwünschten Spam-Nachrichten geschützt
Vertrauliche Inhalte werden sicher kommuniziert
Prozesse um den E-Mail-Verkehr werden effizienter
ÜBER REDDOXX
REDDOXX ist einer der führenden Hersteller von Lösungen für ein effizientes, rechtssicheres E-Mail-Management.
Die Produktlinien des deutschen Anbieters decken die vier Hauptbereiche E-Mail-Archivierung, Anti-Spam, digitale Signatur und Verschlüsselung ab.
REDDOXX hat Standorte in Kirchheim unter Teck und Hamburg und betreut Kunden weltweit über ein internationales Netz von Vertriebs-, Kooperations- und Technologiepartnern.
VORTEILE REDDOXX Mail Depot
TÜV-zertifizierte Lösung ("Geprüfte Archivierung")
Revisions- und rechtssichere Mail-Archivierung. Übersichtliche, einfache Bedienung über Outlook Plugin, Webbrowser und Smartphone APP
Schnelle Volltextsuche für alle E-Mails
Optionale Auditierung mit Vieraugen-Prinzip
Rückwirkende Archivierung bestehender E-Mails sehr einfach möglich
VORTEILE REDDOXX Spamfinder
100% spamfrei durch patentiertes CISS-Verfahren
Zeit- und Kostenersparnis
Entlastung des E-Mail Servers durch Empfängerprüfung
Sicherheit und Kontrolle über gefilterte E-Mails
Integrierter Virenschutz
Für jeden Mailserver geeignet
Userzugriff auf Spamquarantäne über Webbrowser, Outlook-Plugin und Smartphone APP
VORTEILE REDDOXX MailSealer
Sofort deutlich mehr Sicherheit bei der E-Mail-Kommunikation
Verschlüsselung und digitale Signatur entsprechend den Sicherheitspolicies im Unternehmen
Zusätzliche Version MailSealer Light für sofortige Übertragung mit spontaner Verschlüsselung (einsetzbar beispielsweise für den Austausch von Kontakten, die keine zertifikatsbasiertes Standardsystem einsetzen)
Komfortable, zentrale Verwaltung und Regelungen
Optimal mit REDDOXX MailDepot für die anschließende Archivierung einsetzbar