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06.08.2020

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Die Office Profis teilen Gedanken zur XEROX Umfrage „Future of Work“


Dass Corona das Arbeitsleben in Deutschland sowie global auf den Kopf gestellt hat, steht außer Frage. Noch nie zuvor waren die Aspekte Homeoffice, Digitalisierung sowie digitales Wissensmanagement wichtiger und der schnelle Handlungsbedarf von jedem einzelnen Unternehmen war gefragt. Doch welche langfristigen Auswirkungen der Pandemie ergeben sich auf Unternehmen sowie deren Mitarbeiter? Unser Partner Xerox hat mit der globalen Umfrage „Future of Work“ genau diesen Aspekt erforscht.

An der Umfrage haben sich Führungskräfte sowie IT-Entscheider aus den USA, Kanada, Großbritannien, Deutschland und Frankreich beteiligt, deren Unternehmen mindestens 500 Mitarbeiter beschäftigen. Welche Erkenntnisse dabei herausgekommen sind und wie wir Office Profis mit der aktuell veränderten Situation umgehen, möchten wir Ihnen in diesem Artikel verraten.

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Auch wenn 82 % der befragten Unternehmen planen, ihre Mitarbeiter innerhalb der nächsten 12 bis 18 Monate wieder zurück ins Büro zu holen, sehen wir aktuell keine Basis für eine große Rückholaktion unserer Mitarbeiter. Wir finden, jedes Unternehmen sollte ein stimmiges Hygienekonzept vorlegen können, wenn es viele Mitarbeiter wieder an einem Ort versammelt. Zusätzlich müssen wir aus unternehmerischer Sicht nach wie vor auf einen positiven Corona-Befund in den Reihen der Belegschaft vorbereitet sein und dann entsprechend sofort in der Lage sein, umfassende Quarantäne-Maßnahmen einzuleiten. Bei den Office Profis achten wir nach wie vor auf Abstands-Regeln und versuchen, nur sehr begrenzt mehrere Mitarbeiter in einem Raum zu versammeln. Die Sicherheit unserer Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner ist unser höchstes Ziel.

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Nur 28 % der Unternehmen waren auf den plötzlichen Wechsel zum Homeoffice vorbereitet. Wir arbeiten allerdings seit mehreren Jahren in großem Umfang digital, weshalb es uns auch innerhalb kürzester Zeit möglich war, alle Mitarbeiter in die Homeoffices zu verlegen. Leider machen uns diverse Lieferanten und Versicherungen bei der digitalen Arbeitsweise einen Strich durch die Rechnung, was es nach wie vor notwendig macht, einige Mitarbeiter in der Firma zu behalten, die sich beispielsweise darum kümmern, physische Post zu öffnen und digital an die jeweiligen Empfänger zu schicken. Unsere Umstellung auf eine softphone-basierte Telefonie hat uns noch einen großen Schritt weiter in die Richtung gebracht, dass es ganz egal ist, ob man aus dem Homeoffice oder aus der Firma telefoniert. Auch die Nutzung von Microsoft Teams erleichtert es ungemein, durch das Teilen des Bildschirms sehr professionell Kundentermine und interne Meetings oder Schulungen durchzuführen. Wir hoffen, dass die Zukunft noch weitere digitale Möglichkeiten mit sich bringt und sich weitere große Player dem Wandel anschließen. Es freut uns zudem, dass 58 % der befragen Unternehmen weiterhin beabsichtigen, ihre Richtlinien für das Homeoffice im kommenden Jahr zu überarbeiten und auch wir empfangen diese Möglichkeit mit offenen Armen.

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56 % der befragten Unternehmen erhöhen aufgrund der aktuellen Situation ihr Budget für Technologie und 34 % möchten zudem die digitale Transformation beschleunigen. Wir bei der Klaus Vogel Bürotechnik hatten glücklicherweise bereits vor Ausbruch der Corona-Pandemie in den Ausbau von digitalen Arbeitsmöglichkeiten investiert. So hatten wir bereits einen zweiten Server bereitgestellt, der nun den sicheren Zugriff der Kollegen aus dem Homeoffice noch besser möglich macht. Zudem hatten wir eine neue Telefonanlage hinzugekauft, die Schnurtelefone komplett abgeschafft und durch den Erwerb von Microsoft Teams-Lizenzen die Basis gelegt, professionell von überall aus Meetings abhalten zu können. Weiterhin hatten wir bereits vor vielen Jahren unsere Aktenlandschaft gegen ein professionelles Dokumentenmanagementsystem ersetzt und können so sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter von überall aus Zugriff zu den benötigten Dokumenten haben. Kurz vor Beginn der Corona-Krise haben wir zudem noch eine neue VPN-Verbindung bereitgestellt, durch die ganz problemlos noch mehr Nutzer aus dem Homeoffice auf den Firmen-Server zugreifen können. Diese gut überlegten Investitionen kamen genau zur richtigen Zeit und haben das professionelle Arbeiten aus dem Homeoffice noch sicherer und stabiler gemacht.

Sie sehen, wir konnten den Auswirkungen der Corona-Pandemie durch gezielte Maßnahmen im Bereich „digitales Arbeiten“ sowie durch eine gut durchdachte Digitalstrategie weitestgehend trotzen. Wenn Sie also über Ihre digitale Transformation und Ihre Mitarbeiterstrategie nachdenken, wenden Sie sich gerne an uns. Wir leben in wirklich außerordentlich dynamischen Zeiten und ein Ende dieser Zeit ist keinesfalls abzusehen. Wir müssen daher nun alle schnell hinzulernen und uns vor allem im digitalen Bereich weiterentwickeln. Wir kümmern uns nicht nur um die Bereitstellung der Techniken für die moderne Arbeitswelt, jetzt und in Zukunft, sondern sind auch Ihr Ansprechpartner für alle Belange rund um Ihr (digitales) Office!